1. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ
Hồ
sơ hỗn hợp: sắp xếp các tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.
Hồ
sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
Các
hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ
có màu khác để phân biệt.
Hồ
sơ theo chủ đề:
- Tên
chủ đề cần đặt cụ thể,
- Không
dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
- Sử
dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
- Sử
dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo
chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
- Kẹp
hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.
- Cần
có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề,
gây khó khăn cho tìm kiếm.
Hồ
sơ theo địa danh:
- Cần
thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
- Cần
có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).
2.
Lưu theo số, mã số
- Hệ
thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
- Hệ
thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.
- Hệ
thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các
chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
3.
Phương tiện và thiết bị lưu trữ
- Phương
tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ
kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để
hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,
- Phương
tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
- Vật
dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'
- Dù
sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc
áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại
ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
4.
Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
- Phương
pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã
được đánh số.
- Phương
pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối.
Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp
loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do
đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
- Phương
pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy
ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
- Những
thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho
phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham
chiếu.
- Các
bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó;
và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai
hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
5.
Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
- Các
tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày
tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có
thể theo thời gian phát sinh.
- Các
hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng
tài liệu được lưu trữ.
- Hệ
thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân
loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái
và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
- Thuận
lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các
hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động
nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
- Nhược
điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không
giữ được trong thời gian quá lâu.
6.
Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
- Phân
loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ
hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem
những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
- Những
sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết
định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ
hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để
giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
- Thuận
lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục,
dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể
nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
- Các
bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng
nhau.
Phân
loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ
hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem
những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
7.
Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:
- Đây
là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài
liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm
hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.
- Thuận
lợi:
Phương
pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang
lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người
ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.
- Khó
khăn:
Có
thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất
nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
Thường
khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục
linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ
tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như
do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
8.
Sắp xếp hồ sơ theo địa lý
- Khi
dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận,
thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn
theo mẫu tự.
- Phương
pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý
niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với
những khu vực địa lý có liên quan.
- Thuận
lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản
trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
- Bất
lợi:
+ Người
sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc
biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin;
và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.
+ Hệ
thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường
quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.
9.
Quản lý phân tán theo bộ phận
- Ưu
điểm
được sự trì hoãn không cần thiết
+ Dễ
dàng thực hiện
+ Tách
biệt hồ sơ với các bộ phận khác
- Nhược
điểm:
+ Có
sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
+ Nhân
viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau
trong văn phòng.
+ Không
thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
+ Những
tài liệu quan trọng khó bảo mật.
+ Những
văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.
10.
Quản lý theo tập trung
Quản
lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời
gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực
hiện.
11.
Những hệ thống lưu trữ hiện đại
Một
vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá
lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này:
Sử
dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ;
Sử
dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm
trong máy. Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính
ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.
0 comments:
Post a Comment